VLC Design was de naam van een ontwerpbureau van het Veenlanden College. In het scenario zie je hoe het (een) ontwerpbureau kan worden opgericht. Is voor Het Adviesbureau naar eigen hand te zetten, als je gaat voor een echt adviesbureau op school.

Pas op! Dit is het scenario voor een heel ‘uitvoerige uitvoering van de invoering’. In het echt haalde men er op de school wel iets van af.

 


Het idee achter dit ontwerp is dat de school een eigen ontwerpbureau opricht als een structurele en blijvende voorziening in de school. Het ontwerpbureau heeft natuurlijk een eigen naam: VLC Design. Het bureau neemt klussen aan uit de directe schoolomgeving. De klussen hebben raakvlakken met natuur, landschap, ruimtelijke ordening en duurzaamheid. Educatief makelaar Ineke Bams ondersteunt de school bij het vinden van een gevarieerde verzameling klussen.

Competenties komen zeker aan bod, maar zijn per leerling afhankelijk van het persoonlijke profiel dat de leerlingen in episode 3 van zichzelf maken. De directeur (docent) gebruikt dit persoonlijke profiel als aanleiding voor functioneringsgesprekken tijdens episode 4 en 5.

VLC Design is een modern bedrijf; het heeft de beschikking over een geavanceerde digitale voorziening. In elk van de episodes van het scenario speelt de digitale voorziening een rol.

 


 

1. Ons Ontwerpbureau 2 lesuren

Elke klas die binnen het Ontwerpbureau aan het werk gaat moet zich eerst kunnen verbinden met het bureau. Daarom ligt alleen de naam vast. In groepjes ontwerpen de leerlingen de plattegrond van hun werkruimten, de voorkant van hun gebouw, hun eigen logo en de ideale directeur van ‘hun’ eigen, tijdelijke ontwerpbureau.

Deze producten komen op het digitale wandfries en vormen zo tijdens het werk de voorkant van hun eigen bureau.

Sleutelvragen
– Hoe ziet het VLC Design kantoor eruit waar je zelf graag in zou werken? Kun je de plattegrond tekenen? En de voorkant van het gebouw?
– Natuurlijk heeft VLC Design een logo, hoe ziet het eruit? (zie tips)
– Zou je de directeur kunnen tekenen? Het is een heel goede directeur, waar kun je dat aan merken? Wat moet een goede directeur allemaal kunnen? (zie tips)

Tips
In deze eerste episode is het van belang niet haastig te zijn. De leerlingen moeten de gelegenheid krijgen zich met het bureau te identificeren; dat door het tekenen van de plattegrond, de voorkant van het gebouw, het logo, e.d.
Natuurlijk kan het werk in groepjes worden verdeeld. Niet iedereen hoeft het logo te ontwerpen. Wel is het handig eerst gezamenlijk te brainstormen en daarna een groepje te vragen een uitwerking te maken. De sleutelvragen zijn vooral daarop gericht.
Bijvoorbeeld:
– Straks gaat een groepje het logo maken, laten we eerst met z’n allen bedenken aan welke eisen het logo van ons bureau moet voldoen. Noteer wat de leerlingen zeggen, beoordeel niet, vraag om verduidelijking als dat nodig is.
– Laten we even nadenken over onze directeur. Wat zou dat voor iemand zijn? Is het een man of een vrouw? Hoe heet zij/hij? Als straks een groepje verder gaat werken aan de directeur, waar moeten ze dan aan denken (vooropleiding, specialisatie, zaken waar een directeur goed in moet zijn – welke zijn dat eigenlijk? – etc.)

Laat leerlingen materialen gebruiken die makkelijk te scannen of (digitaal) te fotograferen zijn. Plattegrond maar niet op een heel groot vel, want dat A4 velletje gaat makkelijker onder de scanner.

 


2. Nieuwe medewerkers gezocht 3 lesuren

Het bureau heeft medewerkers nodig. De leerlingen bedenken welke functies er binnen hun bureau nodig zijn. Dan solliciteren ze zelf op deze functies, waarbij ze zowel sollicitatiecommissie als sollicitant zijn. Dit biedt niet alleen een mooie voorbeschouwing op solliciteren, maar ook de mogelijkheid om met leerlingen over competenties te praten. Natuurlijk meldt de directeur (de docent) uiteindelijk dat alle sollicitanten zijn aangenomen.

Voor het solliciteren worden groepjes van drie leerlingen gevormd. Zo’n groepje is wisselend de sollicitatiecommissie en sollicitanten: nadat de sollicitatiecommissie van drie personen drie sollicitanten heeft geïnterviewd, worden de sollicitanten de commissie en is het hun beurt om te interviewen.
Het gesprek wordt goed voorbereid, met nadruk op het benoemen en persoonlijk bezien van competenties.

Sleutelvragen

Wat moet je allemaal goed kunnen om bij het bureau VLC Design te werken? Moeten we speciale eisen aan de medewerkers stellen?

Solliciteren:
sollicitatiecommissie:
– wat maakt een gesprek tot een goed sollicitatiegesprek?
– wie moeten erbij zitten?
– welke vragen zou je kunnen stellen?
– in welke volgorde zou dat het beste kunnen?
– hoe kun je de sollicitant de kans geven om vragen te stellen?
– hoe stel je de sollicitant op zijn of haar gemak?
– hoe kun je het gesprek goed afsluiten?

Sollicitanten:
– hoe kun je jezelf goed voorstellen?
– welke vragen zou je over het bedrijf willen stellen?
– wat zou jij verder willen weten?
– wat zou je graag over jezelf willen vertellen?
– wat zijn jouw competenties en hoe kun je dat bewijzen?
– wat zijn jouw minder sterke kanten?
– wat zou het bedrijf aan jou kunnen hebben?
– welke vragen gaan ze je vast nog meer stellen?
– wat is je persoonlijk profiel?

Tips
Deze episode wordt benut om leerlingen uit te dagen over hun eigen competenties na te denken. Volg hiertoe de volgende stappen:

1. Maak een stapel lege kaartjes en geef groepjes leerlingen een stapel lege kaartjes. Vraag de leerlingen wat je allemaal goed moet kunnen om bij het bureau VLC Design te werken. Begin desnoods zelf met enkele voorbeelden:
– je moet goed kunnen luisteren
– je moet goed samen kunnen werken
– je moet goed met klanten kunnen omgaan
– je moet ….
De leerlingen maken een zo lang mogelijke lijst (vullen zoveel mogelijk kaartjes)

Uiteraard bereid je je als docent goed voor, bijvoorbeeld door zelf te bedenken welke zaken voor leerlingen bij VLC Design van belang zijn. Er is hierover overigens ook wel literatuur. Het ‘Workability Handbook’ Canada noemt bijvoorbeeld”
A. Werkhouding
1. Van iemand op aan kunnen
2. Eerlijk zijn
3. Zorgvuldig en met aandacht werken
4. Uit jezelf iets aanpakken
5. Betrokkenheid bij de opdracht
6. Niet altijd op zeker spelen
7. Welgemanierdheid
B. Wat je overal moet kunnen, dus ook op je werk
8. Flexibel zijn
9. Een beslissing nemen en de klus aanpakken
10. Communiceren
11. tijd indelen
12. Je weten te kleden en te gedragen
13. Onderhandelen
14. Evenwicht houden tussen werk en leven
15. Van een verslaving afkomen
16. Omgaan met oneerlijkheid
17. Omgaan met stress
18. Omgaan met geld
19. Contact maken
20. Met informatie omgaan
21. Zinvol bezig zijn
C. Wat je moet weten en laten zien op je werk
22. Weten wat er komt kijken als je gaat werken
23. Weten wat er komt kijken bij het werk dat jij gaat doen
24. Graag meer willen leren
25. Ervaring op willen doen
26. Kunnen samenwerken met anderen
27. De organisatie van het werk begrijpen
D. Werk zoeken dat bij je past
28. Beter worden in waar je goed in bent
29. Een idee hebben over de toekomst
30. Begrijpen wat er van je gevraagd wordt
31. Jezelf presenteren
32. Een sollicitatiegesprek voeren

2. Leerlingen buigen zich over de stapel kaartjes met competenties. Ze kiezen hier een vijftal competenties van henzelf uit, en leggen die op volgorde. Dan vragen ze reacties van de anderen: wat vind jij dat mijn competenties zijn? Ook bedenken ze concrete voorbeelden van situaties waarin ze bewezen hebben deze competentie te beheersen. Zo ontstaat een persoonlijk profiel, dat de basis is voor latere functioneringsgesprekken die werknemers van VLC-design (leerlingen) voeren met hun directeur. Dit persoonlijk profiel wordt door de sollicitant op schrift uitgewerkt.

3. Pas nu worden de sollicitatiegesprekken voorbereid middels bovenstaande sleutelvragen.

 


 

3. De optimale werkverdeling 2 uur

Jaarlijks haalt het bureau een flink aantal klussen binnen (het precieze aantal is afhankelijk van het aantal leerlingen dat meedoet en het aantal groepjes dat aan een klus kan werken; streven is iets meer klussen binnen te halen dan nodig zijn, zodat leerlingen kunnen kiezen).

De directeur vertelt dat er veel opdrachten zijn binnengekomen. Het is natuurlijk erg belangrijk dat het werk zo goed mogelijk wordt verdeeld. Binnen VLC wordt gewerkt met teams die uit drie mensen bestaan.

De leerlingen vormen teams (of worden door de mentor in drietallen ingedeeld).
Elk team gaat zich oriënteren op de opdrachten, mogelijk via een digitale speurtocht.
Maar eerst wordt besproken waar je op zou kunnen letten als je de opdrachten bekijkt.
Elk team maakt dan een voorlopige keuze van drie of vier opdrachten, elk met een motivatie van enkele regels. De directeur doet de uiteindelijke werkverdeling (waarbij natuurlijk nog best even kan worden overlegd met de werknemers). Daarbij wordt aan elk ontwerpteam een senior gekoppeld (vakdocent) als inhoudelijk begeleider.

Sleutelvragen
Straks krijg je een hele lijst opdrachten te zien, wat is voor jou belangrijk als je naar de opdrachten gaat kijken? Waar let je op?
Welke drie opdrachten vind je het mooiste om te doen, en waarom?

Tips
Het accent ligt hier op ‘niet zo maar een opdracht kiezen’, maar iets nemen waar je zin in hebt. En: ‘niet kiezen omdat je de mensen in een groepje leuk vindt’, maar eerst naar de opdracht kijken en dan wie er aan willen gaan werken.
Deze episode is overigens qua tijd niet intensief.

Als je eerst een digitale speurtocht wilt uitzetten om leerlingen gelegenheid te geven zich op de diverse opdrachten te oriënteren, maak dan enkele opdrachten van dit type:
– zoek de opdracht die de Gemeente Mijdrecht als opdrachtgever heeft;
– zoek alle opdrachten die iets met geschiedenis te maken hebben,
– etc.

 


 

4. Voorbereidend werk 3 uur

offerte voorbereiden 1 uur
offerte uitwerken 1 uur
offerte publiceren 1 uur

VLC-Design levert kwaliteit. Nog even en de ISO-certificering is binnen! Daarom hanteert het bedrijf een goed doordachte procedure voor het uitvoeren van opdrachten. Preconcepten, verwachtingen, eigen motivatie, belang voor de wereld, vragen, plan van aanpak, tijdplanning, offerte, contact met opdrachtgever – al deze zaken zijn voor de medewerkers in een heldere procedure uitgewerkt. De procedure wordt door de directeur uitgelegd, zoveel mogelijk in de serieuze sfeer van een werkoverleg.

De eerste stap is het maken van een offerte. Daarvoor krijgen alle teams een korte, gerichte workshop ‘maken van een offerte’. Voorbeeld offertes helpen hen om een beeld te vormen. Daarna werken ze hun eigen offerte uit en vragen hun begeleider (vakdocent = senior adviseur) om advies. In de offerte is ook een plan van aanpak opgenomen.

Als de offerte in orde is geeft de directeur toestemming om de offerte digitaal te publiceren, zodat ook de opdrachtgever hem kan zien. Dit is tegelijk een beoordelingsmoment.

Sleutelvragen

Voorbereiden van offerte. De ontwerpteams zoeken over hun opdracht een aantal dingen uit:
– waar speelt de klus zich af (intekenen op overzichtkaart)
– wie heeft er belang bij de uitvoering van deze klus
– wat maakt deze klus interessant of belangrijk
– wat zou voor werk komt er kijken bij deze klus
– wat kun je leren als je deze klus gaat doen
– welke vragen zou je kunnen bedenken over deze klus

Offerte maken:
– Heb je genoeg ideeën om de offerte uit te werken?

Tips

De offerte heeft deze rubrieken:
– Dit vinden wij een belangrijke opdracht, want …
– De vraag of vragen die wij willen beantwoorden
– De stappen die we zetten om de opdracht uit te voeren
– De planning in tijd
– Een beschrijving van het eindresultaat

Kijk goed of de leerlingen zich de opdracht eigen hebben gemaakt voor ze aan het uitwerken van de offerte beginnen. Komen er bijvoorbeeld bepaalde begrippen voor in de opdracht, waarvan de leerlingen zich eerst een voorstelling moeten vormen? Hebben ze een doorleefd idee van het eindresultaat?
Voorbeeld: stel een groepje leerlingen gaat een folder maken voor de VVV. Zorg er dan voor dat de leerlingen zelf vooraf een beeld construeren van de folder die ze willen gaan maken. Dat kan door samen met hen ideeën te genereren, maar zelf daarbij vooral vragen te stellen naar het formaat (iets speciaals?), foto’s, soort tekst, e.d. en de leerlingen te vragen wat schetsen van de folder te maken. Uitgangspunt is: als de leerlingen al bij het maken van de offerte een goed beeld van het eindproduct hebben, kunnen ze straks meer zelfstandig aan het werk.

 


 

5. Werk in uitvoering 10 uur

De groepen gaan daarna redelijk zelfstandig aan het werk, waarbij de senior (vakdocent) als coach optreedt. Anders gezegd: de senior houdt werkbesprekingen met de teams die hij of zij begeleidt. De directeur (mentor) houdt enkele werkbesprekingen met alle medewerkers, en functioneringsgesprekken met de medewerkers. De competenties uit de sollicitatieprocedure komen hier weer terug. Wellicht kunnen ook medewerkers van Bureau Diamant ingehuurd worden als begeleiders.
De medewerkers van VLC-design houden digitaal een verhalend logboek bij met foto’s en korte teksten. Waar nodig organiseert de directeur korte scholingsbijeenkomsten, bijvoorbeeld over interviewen, telefoneren, samenwerken, PowerPoint enz.
Deze fase duurt XX weken, waarbij er voor de junior adviseurs mogelijkheden moeten zijn om enkele malen langer dan een lesuur buiten de school aan het werk te zijn.

Tips
Deze fase heeft voor de docent drie ingrediënten: de werkbesprekingen, de functioneringsgesprekken en het volgen van het werk (in het echt en via het digitaal logboek). Bij dat laatste kan blijken dat er extra bijeenkomsten nodig zijn.

 


 

6. Oplevering 7 uur

start uitwerken 3 uur op werkmiddag; verder als huiswerk
digitaal publiceren resultaten 1 uur, eventueel als huiswerk
workshop presenteren 1 uur
voorbereiden presentatie huiswerk
presentatie 1 uur
terugkijken 1 uur

Het werk is natuurlijk pas af als de opdrachtgever het in ontvangst heeft genomen.
Daarvoor moeten de resultaten eerst goed worden uitgewerkt. Dit wordt op een werkmiddag door de directeur in overleg met de senioren geïnitieerd. Uiteindelijk bekijkt de senior of hij/zij toestemming kan geven om de resultaten digitaal te publiceren.

De leerlingen doen de oplevering in groepjes aan hun eigen opdrachtgever. Mogelijk kan de school hiervoor een centraal moment organiseren, zodat ook de ouders aanwezig kunnen zijn. Als voorbereiding hierop krijgen de leerlingen een gerichte workshop presenteren van de directeur.

Digitale oplevering en presentatie vormen samen weer een beoordelingsmoment.

Vanzelfsprekend kijken directeur, senioren en juniormedewerkers tot slot terug op de werkzaamheden van het bureau en de inzet van de medewerkers.

Tips

De workshop presenteren begint met een inventarisatie: als iemand een presentatie houdt, waar let je dan op? Wat is allemaal belangrijk?
Uiteraard kunnen leerlingen van alles maken om het presenteren makkelijker te maken, een poster bijvoorbeeld of een Powerpointpresentatie. Vraag: wat zou voor jullie presentatie handig zijn om te maken?
Daarna komen er in de workshop proefpresentaties van leerlingen. De nabespreking ervan is van eminent belang. Er is goede ervaring met de nabespreking waarbij uitsluitend positieve feedback wordt gegeven. Vraag: wat vond je goed aan deze presentatie? En laat de leerling die de feedback krijgt daarop reageren.

Digitaal

Tekst voor leerlingen:
“Deze laatste stap is voor je zelf heel belangrijk, dat spreekt vanzelf. Je gaat het eindproduct aan de opdrachtgever presenteren. Voor VLC Design is de laatste stap ook erg belangrijk. Alle medewerkers laten zien wat het werk heeft opgeleverd. Niet alleen aan henzelf. Maar aan iedereen die op de website is.

Kijk even goed wat je moet doen.
1. Een korte samenvatting geven van wat je hebt gemaakt.
2. Enkele foto’s meesturen, liefst foto’s van ‘medewerkers in actie’

Heb je iets digitaals gemaakt? Een Word document, een Powerpointpresentatie, een video, een fotoboek, dan kun je die meesturen als bijlagen. Heb je een website gemaakt? Stuur dan even een link mee!”